VivaMed Cloud, do primeiro acesso ao fechamento.
Guia prático por menus para administradores, secretárias e médicos. Use a pesquisa ou navegue pelos capítulos para localizar rapidamente cada rotina.
Primeiro acesso e navegação
Como entrar, reconhecer seu perfil e circular pelo sistema com segurança.
Visão geral
Leitura rápida da operação da clínica e dos atalhos do dia.
O painel inicial reúne indicadores de agenda, pacientes, recebimentos e tarefas recentes. Os números obedecem ao período e às permissões do usuário.
Monitor de atendimento
Painel externo para acompanhar ou chamar pacientes durante o fluxo da recepção.
O monitor abre em uma nova aba e pode ser exibido em uma televisão ou tela da clínica. Mantenha somente informações apropriadas para um ambiente público.
Agenda e agendamentos
Criar, localizar, confirmar, receber, reagendar e acompanhar consultas.
Criar um agendamento
Operação diária
- Use os filtros por data, médico, paciente e situação.
- Registre faltas, cancelamentos e reagendamentos para manter o histórico correto.
- Ao receber um pagamento, confira forma, parcelas, taxas e valor efetivamente recebido.
- Gere recibos somente depois de conferir os dados do paciente e o lançamento.
Pacientes
Cadastro completo, responsáveis, documentos, consentimentos e comunicação.
Aniversariantes e mensagens
Use o filtro mensal para localizar aniversariantes e preparar comunicações. Confira o consentimento do paciente antes do envio.
Atendimento por WhatsApp
Central de conversas e preparação de mensagens assistidas.
A central reúne pacientes, conversas e modelos de comunicação conforme os recursos habilitados para a clínica.
- Localize o paciente antes de iniciar a conversa.
- Confirme número, destinatário e conteúdo antes de abrir ou enviar pelo WhatsApp Business.
- Evite inserir diagnóstico ou informação sensível em mensagens de lembrete.
- Nas configurações, defina assinatura automática e identificação da atendente.
Médicos, especialidades e procedimentos
Configuração profissional, financeira e de acesso à plataforma.
Especialidades
Cadastre previamente as especialidades usadas na clínica. Uma especialidade inativa deixa de aparecer para novos vínculos, mas os registros antigos permanecem preservados.
Procedimentos extras
Use este menu para serviços adicionais. Configure nome, valor e disponibilidade por médico quando aplicável.
Horários disponíveis do médico
Datas específicas, intervalos contínuos e rotina semanal recorrente.
Escolha a forma de cadastro
| Modo | Quando usar |
|---|---|
| Data específica | Plantão, encaixe ou um único dia de atendimento. |
| Intervalo de datas | Período contínuo com a mesma faixa de horários. |
| Rotina semanal | Dias fixos da semana repetidos por meses ou até uma data. |
Financeiro operacional
Despesas, repasses médicos, caixa, recibos e fechamento diário.
Caixa
Consulte entradas por período e forma de pagamento. Os valores vêm dos pagamentos registrados nos agendamentos.
Despesas extras
Cadastre data, categoria, descrição, favorecido e valor. Anexe ou guarde o comprovante conforme a política da clínica.
Repasses médicos
Filtre o período e o médico, confira consultas pagas, percentuais e taxas. Emita o repasse somente depois da conferência.
Fechamento de caixa
Relatórios
Indicadores financeiros e documentos mensais para gestão.
- Selecione corretamente mês, ano e demais filtros.
- Confira totais por forma de pagamento e evolução do período.
- Gere o PDF mensal somente após concluir os lançamentos correspondentes.
- Compare relatório, caixa e fechamento quando houver divergência.
Área do médico e prontuário
Agenda individual, pacientes atendidos, documentos clínicos e financeiro pessoal.
Minha agenda
Mostra somente os atendimentos vinculados ao médico autenticado. Abra o paciente a partir da consulta correta.
Prontuário
Meu financeiro
Permite acompanhar consultas pagas, valores de repasse e comprovantes disponibilizados pela administração.
Telemedicina
Configuração do Google Meet ou uso de link fixo para consultas online.
O administrador habilita o recurso no perfil do médico. O próprio médico autoriza sua Conta Google em Minha telemedicina, sem entregar a senha à clínica.
| Modo | Comportamento |
|---|---|
| Google Meet | Gera reunião vinculada à consulta usando a conta autorizada e o calendário configurado. |
| Link manual | Usa um endereço HTTPS fixo informado no cadastro do médico. |
Usuários, hierarquias e credenciais
Criação de acessos individuais e vínculo correto com profissionais.
Permissões e privilégios
Controle do que cada perfil pode visualizar e executar.
Conceda o menor nível de acesso suficiente para cada função. Áreas críticas permanecem protegidas mesmo quando um link é acessado diretamente.
Informações e aparência do sistema
Dados institucionais, identidade visual, comunicação e parâmetros da clínica.
- Cadastre nome, documento, endereço, telefone e e-mail institucional.
- Envie logomarca nos formatos e dimensões recomendados.
- Configure cores e confira a visualização nos temas claro e escuro.
- Revise endereço público da plataforma usado nos e-mails.
- Configure o SMTP no servidor e realize um envio de teste antes de distribuir credenciais.
Taxas de cartão
Em Ajustes de cobrança cartão de crédito, informe as taxas aplicáveis. Verifique se cada médico terá ou não a taxa descontada de seu repasse.
Lembretes de consultas
Regras, canais, modelos e acompanhamento dos avisos aos pacientes.
Auditoria de ações
Rastreamento administrativo de operações realizadas no sistema.
Use os filtros por usuário, período e tipo de ação para investigar alterações. A auditoria é um registro de apoio; preserve também suas políticas internas e controles de acesso.
Atualizações, backups e portabilidade
Como proteger os dados antes de atualizar, restaurar ou importar.
Antes de qualquer alteração
Restaurar .vvm
Selecione o arquivo correto, marque a confirmação do backup de segurança e aguarde a conclusão. Não feche a página durante o processamento.
Importar backup do iClinic
Execute primeiro a simulação sem gravar. Revise pacientes, responsáveis, médicos, agendas, prontuários e anexos; depois faça o mapeamento dos médicos antes da importação definitiva.
Exportação e portabilidade
Selecione os conjuntos autorizados — clínico, financeiro e anexos — e armazene o arquivo exportado com proteção adequada.
Boas práticas e solução de problemas
Checklist para manter a clínica segura e a operação consistente.
| Sintoma | O que verificar |
|---|---|
| Menu não aparece | Perfil, permissões individuais e recurso habilitado para a clínica. |
| Horário não aparece | Médico ativo, agenda cadastrada, bloqueios e ocupação do horário. |
| E-mail não chegou | SMTP, remetente, destinatário, spam e mensagem de confirmação do servidor. |
| Credencial não entra | Login exato, senha provisória, usuário ativo e vínculo com médico. |
| Valor divergente | Pagamento da consulta, taxa de cartão, percentuais, despesas e repasses. |
| Página desatualizada | Atualização sem cache e versão mostrada no rodapé ou manutenção. |